Kişisel Verilerin İşlenme Politikası
Aroma İlaç San. ve Tic. A.Ş. olarak hizmetlerimizi en iyi şekilde sunarken müşterilerimizin birtakım kişisel verilerini toplamakta ve işlemekteyiz.
Bu kapsamda kişisel verileriniz, 7 Nisan 2016 tarihinde yürürlüğü giren 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVK Kanunu”) ve ilgili mevzuat tarafından güvence altına alınmıştır.
İşbu Politika, kişisel verilerinizin hangi amaçlarla işlendiği, hangi üçüncü kişilere aktarıldığı, kişisel verilerinize ilişkin haklarınızı ve şirketimizin kişisel verilerin korunması bakımından yükümlülüklerini belirlemek ve göstermek amacıyla hazırlanmıştır.
İşbu Politika, aşağıdaki kişilere ait edindiğimiz kişisel verilerin işlenmesine ilişkin faaliyetlerimizi kapsamaktadır:
- Müşterilerimiz, müşterilerimiz tüzel kişi ise çalışanı, temsilcisi ve vekili,
- Potansiyel müşterilerimiz, potansiyel müşterilerimiz tüzel kişi ise çalışanı, temsilcisi ve vekili,
- Ziyaretçilerimiz,
- Aroma İlaç şirketi temsilcisi ve vekili,
- İş ortaklarımızın çalışanı, temsilcisi ve vekili,
- Tedarikçilerimizin çalışanı, temsilcisi ve vekili,
- Çalışanlarımız, eski çalışanlarımız ve bu kişilerin aile üyeleri,
- Çalışan adaylarımız,
- Kamu/özel kurum ve kuruluşu çalışanları.
Bu kişi grubu tanımlarına ilişkin açıklamalar, EK-1’de yer verilmektedir.
Aroma İlaç olarak, işbu Politika çerçevesinde kişisel verileri işleme faaliyetlerimizi yürüteceğiz. Kanun veya ilgili mevzuatta veyahut Aroma İlaç’ın faaliyetlerinde meydana gelen değişiklikler doğrultusunda, işbu Politika ilgili birimler tarafından her zaman değiştirilebilir ve güncellenebilir.
Aşağıdaki kişisel veriler dahil olmak üzere birtakım kişisel verilerinizi işlemekteyiz:
KİŞİSEL VERİ GRUBU |
AÇIKLAMALAR |
KİŞİSEL VERİ ÖRNEKLERİ |
Kimlik Bilgisi |
Kişinin her türlü kimlik belgelerinde yer alan bilgiler |
TCKN, Pasaport No, Nüfus Cüzdanı Seri No, Adı-Soyadı, fotoğraf, doğum yeri, doğum tarihi, yaşı, nüfusa kayıtlı olduğu yer, vukuatlı nüfus cüzdanı örneği, ehliyet, avukatlık kimliği fotokopileri |
İletişim Bilgisi |
Kişiyle iletişim kurulmasını sağlayan veriler |
Kişiyle ilişkilendirilen e-posta, telefon numarası, cep telefonu, ev ve işyeri adresi |
Aile Bireyleri Bilgisi |
Kişisel veri sahibinin aile bireylerine ilişkin veriler |
Kişisel veri sahibinin çocukları, eşleri ile ilgili kimlik bilgisi, iletişim bilgisi vs. |
Özel Nitelikli Kişisel Veri |
Kanunun 6. maddesinde sayılan veriler |
Çalışanlarımızın Aroma İlaç bina ve tesislerinde kazaya uğraması sebebiyle alınan sağlık bilgileri ve kimlik fotokopisinde alınan kan grubu ve din bilgisi, alt işverenler çalışanlarından alınan adli sicil kayıtları, tedavi alan kişilerden alınan sağlık bilgileri |
Özlük Bilgisi |
Çalışanların veya alt işveren çalışanlarının özlük dosyası için elde edilen veriler |
İş Kanunu ve ilgili mevzuat uyarınca özlük dosyasına girmesi gereken her türlü bilgi (Örn. maaş, SGK primleri vs.) ve bunun dayanağı olan belgeler (bordro vs.) |
Giriş-Çıkış Bilgisi |
İşletmelerimizde güvenliği sağlamak amacıyla ziyaretçilerimizden alınan giriş ve çıkış bilgileri |
İşletmeye giriş ve çıkış tarihleri, saatleri. |
Kamera Kayıtları |
Fiziksel mekânın içerisinde kalış sırasında CCTV veya diğer kamera sistemleri tarafından alınan kayıtlar |
CCTV kamera kaydı, sesli veya renkli kamera kayıtları |
Araç Bilgisi |
Kişilerin araçlarına ait her türlü bilgi, belge, dosya ve kayıt |
Ruhsat bilgisi, araç plakası, araç teknik ve bakım bilgisi |
Konum Bilgisi |
Sensör veya diğer cihazlar aracılığıyla ulaşılan kişinin konumuna ilişkin veriler |
Hizmet esnasında mobil uygulama veya internet üzerinden elde edilen konum bilgileri |
Potansiyel Müşteri Bilgisi |
Müşteri olmadan önce kişi hakkında elde edilen bilgiler |
Potansiyel müşterilerle ilgili meslek ve eğitim bilgisi, hobiler ve zevkler |
Müşteri Bilgisi |
Müşterileri tanımak adına toplanan bilgiler |
Müşterilerin meslek ve eğitim bilgisi, hobiler ve zevkler |
Müşteri Talep ve Şikayet Bilgisi |
Müşterilerin ürün ve hizmete ilişkin yapmış olduğu talep, şikayet, dilek, temenni veya her türlü buna benzer başvuru bilgileri |
Müşterilerin ürün ve/veya hizmetlere ilişkin yapmış olduğu talep, şikayetler ve benzeri başvuru sonucunda elde edilen kişisel veriler |
Finansal Bilgi |
Kişilerin mali ve finansal durumunu gösteren her türlü bilgi, belge, rapor ve kayıtlar |
Kişilerin kredi kartı harcaması, banka ekstresi, kredi notu, maaş bilgisi, gelir bilgisi |
Pazarlama Bilgisi |
Pazarlama ve reklamcılık amacıyla işlenen kişisel veriler |
Kişinin alışkanlıkları, beğenileri, (yeniden) hedefleme bilgileri, çerez bilgileri, geri bildirim ve memnuniyet anketleri, kampanyalar ve doğrudan pazarlama çalışmaları neticesinde elde edilen bilgiler ve değerlendirmeler |
Online Ziyaret Bilgileri |
Ziyaretçilerin mobil uygulama ve internet sitesinde çerezler vasıtasıyla elde edilen davranışsal bilgileri |
Mobil uygulama ve internet sitesindeki kullanım alışkanlıkları, tıklanma sayısı, sayfa gezintileri, tarayıcı geçmişleri, kullanıcı cihazlarına atanan ID bilgisi, |
Hukuki Süreç ve Uyum Bilgisi |
Hukuki alacak ve borçların takibi, Bakanlık talimatları ve uluslararası sözleşmelere uyumu için işlenen kişisel veriler |
Davaya veya icraya konu olan alacaklar/borçlar, haciz ibranameleri, ISO sertifikası ve diğer güvenlik sertifikaları. |
Denetim ve Teftiş Bilgisi |
Şirketin kanuni yükümlülüğü gereği denetime tabi olduğu durumlarda işlenen kişisel veriler |
Denetim ve teftiş kayıtları, vergi beyannameleri |
Olay Tespiti Bilgisi |
Aroma İlaç işletmelerinde meydana gelen tehlike, iş kazası ve benzeri durumları tespit etmeye yönelik kişisel veriler |
Emniyet Yönetim Sistemi amacıyla Olay/Tehlike/Risk bildirimleri için form üzerinden alınan olay ve durum bilgileri |
Kişisel verilerinizi aşağıda belirtilen kanallar üzerinden topluyoruz:
- E-posta, SMS, kartvizitler
- Telefon, Faks,
- CCTV (Kapalı Devre Kamera Kayıtları),
- Çerezler (Cookies) ve benzer takip teknolojileri,
- Aroma İlaç’a yapmış olduğunuz ziyaretlerde sözlü olarak,
- Matbu ve elektronik form,
- Posta, kargo ya da kurye hizmetleri,
- Uzaktan erişim sağlayan programlar,
- Diğer fiziki ve elektronik ortamlar.
Aroma İlaç olarak kişisel verilerinizin mahremiyetine oldukça önem veriyor ve KVK Kanunu’nda belirtilen genel ilkeler ve işleme şartlarına uygun olarak kişisel verilerinizi topluyor ve işliyoruz
Bu kapsamda kişisel verilerinizi
- İşletmelerimizdeki güvenliği sağlamak ve yasal mevzuatlarda öngörülen hukuki yükümlülüklerinizi yerine getirmek amacıyla işleyebilmekteyiz.
Bunlara ek olarak aşağıdaki faaliyetlerimiz doğrultusunda da kişisel verilerinizi işleyecek ve aşağıda belirtilen üçüncü kişiler ile paylaşabileceğiz.
İşletmemizin güvenliğini sağlamak amacıyla giriş ve çıkışlarımız ile işletmelerimizin içerisini güvenlik kameralarıyla izlenmektedir Kamera kayıtları Aroma İlaç tarafından ancak adli bir süreçte Hukuk Muhakemeleri Kanunu madde 219 ve ilgili maddeler uyarınca mahkemelerce talep edilen belgeleri ibraz etme yükümlülüğü sebebiyle KVK Kanunu madde 5/2(ç)’de belirtilen hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi sebebine dayalı olarak ve davaya taraf olan Aroma İlaç’ın kendisini savunabilmesi amacıyla KVK Kanunu madde 5/2(e)’de belirtilen bir hakkın tesisi, korunması ve savunması sebebine dayalı olarak ilgili resmi kurumlara gönderilmektedir.
Aroma İlaç olarak internet sitelerimiz ve mobil uygulamalarımızda birtakım çerezler bulundurmaktayız. Çerezleri; ziyaretçilerimizin tecrübesini iyileştirmek, kişiselleştirilmiş hizmet ve öneri sunmak, talep ve sorunlarını tespit etmek, aramalarını hızlı sonuçlandırmak ve rıza vermeleri halinde kişiselleştirilmiş reklamlar sunmak amacıyla kullanmaktayız. Daha detaylı bilgi içinÇerez Politikamızı inceleyebilirsiniz
Aroma İlaç olarak, işletmemizin ve personellerimizin güvenliğini sağlamak, izinsiz girişleri engellemek ve gerekli güvenli kayıtlarını oluşturmak amacıyla KVK Kanunu madde 5/2(f)’de belirtilen Aroma İlaç’ın meşru menfaatine dayalı olarak ziyaretçilerimizin ad, soyad, firma adı ve giriş ve çıkış saatlerini sisteme kaydetmekteyiz. Bu bilgilerinizi, işletmemize giriş yaptığınız esnada sözlü olarak veya yazılı form üzerinden toplamakta ve sadece yukarıdaki amaçlar dahilinde ve talep etmeleri halinde KVK Kanunu madde 5/2(ç)’de belirtilen Aroma İlaç’ın hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi sebebine dayalı olarak hukuken yetkili kamu ve tüzel kişiler ile paylaşmaktayız.
Misafir olarak çıkış yaptığınız tarihten itibaren ortaya çıkabilecek herhangi bir hukuki uyuşmazlığı önlemek ve yasal mevzuata uymak amacıyla makul bir süre boyunca tutmakta ve bu sürenin sona ermesi halinde bilgilerinizi silmek, yok etmek ve/veya anonim hale getirmekteyiz.
İşletme ve terminallerde bulunan internet hizmeti, Aroma İlaç’ın anlaşmalı olduğu firmalardan tarafından sağlanmaktadır. Misafirlerimizin internet hizmeti alması esnasında kişisel verileri bu firmalarca toplanmakta ve İnternet Toplu Kullanım Sağlayıcıları Hakkında Yönetmeliği ve ilgili mevzuat uyarınca belirtilen yasal süreler boyunca saklanmaktadır.
Misafirlerimizin bu hizmetle ilgili kişisel veri talebi olması halinde ilgili firmanın yetkilileriyle iletişime geçmesini öneririz.
POLİFARMA olarak, sözleşme ilişkisinde olduğumuz veya ticari faaliyette bulunduğumuz kurumsal müşteriler, iş ortakları, tedarikçiler ve alt kiracılar dahil olmak üzere ancak bunlarla sınırlı olmaksızın üçüncü kişilerle ticari ilişkilerimizi yürütebilmek ve bu kişiler ile ticari iletişime geçmek amacıyla başta kimlik ve iletişim bilgiler olmak üzere bu kişilere ait birtakım kişisel veriler işlemekteyiz. Bu bilgileri Kanun madde 5/2(c)’de belirtilen sözleşmenin kurulması veya ifası amacıyla ve/veya ticari faaliyetlerin yürütülebilmesi amacıyla Kanun madde 5/2(f)’de belirtilen POLİFARMA’nın meşru menfaati sebebine dayalı olarak toplamakta ve kullanmaktayız.
Aroma İlaç olarak müşterilerimizin internet sitesi, mobil uygulama, e-posta, müşteri öneri formu veya müşteri geri bildirim anketleri üzerinden doğrudan veya resmi kurumlar aracılığıyla dolaylı olarak ilettiği şikayet, öneri, talep, dilek ve temennileri toplamaktayız. Bu süreçte elde ettiğimiz kişisel verileri; müşterilerimizin taleplerini değerlendirmek, sonuçlandırmak, onlara geri dönüş sağlayabilmek ve nihayetinde müşteri memnuniyeti sağlamak amacıyla kimlik, iletişim bilgileri ve talep/şikayet bilgilerini işlemekteyiz. Fiziki ve elektronik ortam üzerinden sunduğumuz form, anket ve diğer belgeler vasıtasıyla da toplayabilmekteyiz. Bu şikayet, öneri, talep, dilek ve temennileri toplamadan önce yapılacak faaliyete ilişkin ilgili kişilerden KVK Kanunu madde 5/1 ve 6/2 uyarınca açık rızalarını almaktayız.
Aroma İlaç olarak bu kişisel verileri yukarıdaki amaçlar dahilinde, hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile yurt içine veya yurt dışına aktarabilmekteyiz.
Bu metinde yer alan amaçlar doğrultusunda işlenen kişisel verileriniz KVK Kanunu’na ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca saklanacak ve imha edilecektir. Aroma İlaç olarak kişisel verilerinizi Aroma İlaç Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikamıza uygun olarak, yasal süreler veya yasal süre öngörülmemişse, işleme amacımıza göre belirlenen makul süreler boyunca saklamakta ve bu sürelerin sona ermesi üzerine imha etmekteyiz. Kişisel verilerinizi güvenli olarak saklamaya ve imha etmeye ilişkin aldığımız tedbirlerimizi ve belirlediğimiz saklama ve imha sürelerini öğrenebilmek için Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikamızı, internet sitemizdeki veri sahibi başvuru formu ile talep edebilirsiniz.
Kişisel veri sahibi olarak, KVK Kanunu’nun 11. maddesi uyarınca kişisel verilerinize ilişkin aşağıdaki haklara sahipsiniz:
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- 6698 sayılı Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde bu zararın giderilmesini talep etme.
Bu haklarınıza ilişkin taleplerinizi internet sitemizdeki başvuru formu üzerinden gönderebilirsiniz.
Başvurunuz ücretsiz olarak yerine getirilecektir. Ancak talep edilen işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücretler başvurandan talep edilecektir.
Başvurularınız, talebin niteliğine göre mümkün olan en kısa sürede en geç otuz gün içinde yazılı veya elektronik ortamdan cevaplanacaktır. Talebinizin reddedilmesi halinde, başvurunuz gerekçeli olarak yanıtlanacaktır.
KİŞİ GRUPLARI |
AÇIKLAMALAR |
Müşteri |
Aroma İlaç' a halihazırda ürün/hizmet alan veya alma taahhüdünde bulunan kişiler. |
Potansiyel Müşteri |
Aroma İlaç' a halihazırda hizmet almayan ve sözleşme ilişkisi başlamayan; ancak hizmeti alması muhtemel kişiler. |
Şirket Temsilcisi veya Vekili |
Aroma İlaç’ı temsil veya vekil eden kişiler. |
Hissedar |
Şirketin genel kurulunda pay sahibi olan kişiler. |
Tedarikçi |
Aroma İlaç’ın hizmet aldığı firmaların çalışanı, çalışan adayı, temsilcisi veya vekili. |
İş Ortağı |
Aroma İlaç’ın faaliyetlerinde beraber çalıştığı firmaların çalışanı, çalışan adayı, temsilcisi veya vekili. |
Çalışan |
Aroma İlaç'ın işveren olarak çalıştırdığı personeller. |
Stajyer |
Aroma İlaç'ın işveren olarak çalıştırdığı stajyerler. |
Çalışan ve Stajyer Adayı |
Aroma İlaç'ın işveren olarak henüz çalıştırmadığı ancak çalıştırması muhtemel kişiler. |
Eski Çalışan / Emekli |
Aroma İlaç'ın hukuki zorunluluk sebebiyle kişisel verileri paylaşma yükümlülüğü bulunduğu özel kişi veya kuruluşlar. |
Aile Üyeleri |
Kişisel veri sahibinin aile bireyleri, eşi, çocuğu vs. |
Ziyaretçi |
Aroma İlaç bina, tesis, terminal ve diğer işletmelerini ziyaret eden kişiler. |
Hukuken Yetkili Kişi |
Hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşları veya özel kişi ve kuruluşlarında çalışan personeller. |
PAYLAŞILAN KİŞİ GRUPLARI |
AÇIKLAMALAR |
Hissedar |
Aroma İlaç’ın genel kurulunda pay sahibi olan kişiler. |
Şirket Temsilcisi veya Vekili |
Polifamra İlaç’ın temsil veya vekil eden kişiler. Örneğin, temsil ve ilzama yetkili yönetim kurulu üyesi. |
Tedarikçi |
Aroma İlaç’ın hizmet aldığı firmalar ve kişiler. Örneğin, bulut hizmeti sağlayıcıları, Aroma İlaç’ın işletmelerinde özel güvenlik görevlisi çalıştıran güvenlik şirketleri. |
Grup Şirketi |
Aroma İlaç üzerinde doğrudan veya dolaylı kontrolü olan şirketi veya gerçek kişileri ve/veya söz konusu şirket veya gerçek kişilerin veya Aroma İlaç’ın doğrudan veya dolaylı olarak kontrol ettiği şirketler |
İş Ortağı |
Aroma İlaç’ın faaliyetlerinde beraber çalıştığı firmalar ve kişiler. |
Hukuken Yetkili Kişi |
Hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşları veya özel kişi ve kuruluşlarında çalışan personeller. |